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遠距工作沒有報導中的那麼浪漫

上圖應該是很多人對遠距工作的想像情境,但下面這張圖會是台灣較有接近的遠距工作者狀態:

因為COVID-19(武漢肺炎)的關係,許多媒體開始鼓吹遠距工作的優點和指責台灣企業至今不願意轉換為遠距工作是老舊、不知變通、不信任員工的守舊、古板思想及行為。

就我自己所接觸到的,完全沒有辦公室的「三人以上的公司」也只有一家,其他可能是個人工作室、以家庭為單位所組成的小型公司,在 Marissa Mayer 擔任 Yahoo! 的執行長期間,2013年起更禁止員工遠距(在家)工作,也有一些公司開始思考遠距(在家)工作和在公司裡實際參與的優缺點。

雖然我是可以遠距工作的人,也知道遠距工作的優點,也偏好遠距工作。但遠距工作在實際執行上的缺點也不少,而且會讓工作量和設備成本、管理成本增加很多,這些則是許多倡導遠距工作的人不會寫的,那些浪漫文字報導的背後,證明他們很少或根本沒實際想過要去處理這些行政問題(因為他們可能不是行政人員)。

先不去想那些浪漫報導所帶來的浪漫願景,大家實際一點想想:

你願意工作整天之後,在凌晨三四點開會嗎?我知道外商、進出口貿易相關的公司很多這種情況,但台灣全體朝九晚五習慣的公務員性格,有人願意嗎?先撇開勞基法的規定,我只想知道,一個員工熱愛自己的工作到什麼程度,才會讓自己幾乎可以長時間在工作狀態裡,且不計較這中間會發生的成本、管理、法律的實際問題。

  1. 家用網路、硬體設備是公司資產還是個人資產?你拿個人資產做公務,是不能抵稅的哦!這也是許多台灣人公私不分的原因,而且家用或個人網路的資安規格,要拉到公司符合資安要求的層級,也不是一般人或家庭做得來的。如果人人都能負擔得起這樣的資安規格,那也會是一件好事,也是我們在網路安全裡的 Capacity Building 有真正的影響到每個家庭、甚至到個人,而受惠的業者則包括了資安設備的硬體廠商、相關軟體廠商。
  2. 每個員工都有良好的使用習慣嗎?因為台灣資安法和個資法的關係,有些公司、公務機關都會禁止員工在公司電腦裡插私人儲存設備和私人的儲存空間。當一個人不在公務環境下時,公司的現有制度對資料的讀取權限進行分級規劃?有沒有辦法保障公司的營業機密、客戶的個人資料不會因為遠距工作而被洩漏?
  3. 私人電腦裡使用的軟體是合法的嗎?軟體、產出物的所有權是誰的?例如你用個人的電腦設備買了Office 365,但你是用自己的錢去付的,公司不會幫你付錢,但你是拿來處理公務,產出文件的所有權歸屬是誰?著作權歸誰?如果你用自己的錢去買了設備和軟體,但公司平時的管理費就有列入資產設備和軟體的費用,在合作結束後,設備的歸屬是誰?如果是公司,折舊攤提後怎麼處置?你買的軟體,公司要出錢嗎?如果你用非法軟體在公司的電腦上做事情,被抓到使用侵權的軟體,算公司的還是算個人的?
  4. 網路費與相關設備的維運在公司算營運成本,還包括了公司建築主體空間裡的設備與網路維運的設及人事成本。今日若用家用網路連至公司,在做公務,除了資安這些考量之外,你還會在家用網路看 Netflix、購物、個人娛樂,但每個月的網路費支出算誰的?今天你用公司的伺服器在寄送email,還是需要 IT 維運人員天天維護設備啊!你能完全相信 Google、Amazon的雲端服務不會出事嗎?從家用端、個人端到公司端這中間的網路維運怎麼去看待?
  5. 差旅費的計算,有些公司會給員工通勤用的交通卡,但當你天天遠距工作時,怎麼證明你的外出是公務。不要說信任問題,你是個體、個人公司時這些都好解決,公司規模一大,超過10個人時,就會有管理成本的相關支出。
  6. 管理與協作。在很久以前的年代,有些較大型的公司會有所謂的企業內部系統、協同工作平台、Enterprise Information Portal(EIP,企業入口網站),會有像是Lotus Notes或是其他開放軟體可以使用,或是近期有些專業的專案管理系統,但這些系統的導入都需要付出高額的學習成本,有些員工更是拒絕使用。同時,儘管免費的服務很好用,但總是得冒著空間不夠用、資訊存在別人家伺服器的風險,如果團隊裡有個人下了決心付費買服務,資訊還是存在別人家,而且團隊也不見得樂於分攤這些購買服務的成本,也不見得願意花時間學習使用新平台。當員工遠距工作時,也會降低其對團隊、公司的向心力,而忽略了這是團隊工作,而不是個人工作。
  7. 其他公務設備的使用。在公司裡,會因為公務需要而使用印表機、掃瞄器等事務機器,有些甚至還在使用傳真機,這些工具在目前的環境下,一般人也不會在家裡常備這些工具,便利商店的事務機器通常是在急迫之時才會選擇的考量,除了費用昂貴之外,所謂的雲端儲存也是存在對方的設備上,你能把握這些資訊不會被外流嗎?
  8. 辦公設備、水電等營運成本。下圖是比較多新手遠距工作者可能的實際狀態,雖然很多理想的工作狀態可能會在咖啡廳或是在其他的工作空間,但實際上,咖啡廳其實是一個吵雜容易分心的工作環境,你也無法避免四周人來人往,你的臉皮也要夠厚才能忽略店員們希望提升翻桌率的眼神與心情,坐在那張椅子與桌子旁一整天。另外,當你需要視訊會議時,你還是需要有一個較單純的環境與會,不會穿著睡衣或休閒服,在一個吵雜的環境下視訊。另外,在公司工作,公司也支出了大量的水電成本,你喝的水、上廁所的水、良好充足的光線、安全的網路環境,這些都是營運成本,通常專業的個人工作室,通常他們的收費也不會太低,因為這些成本都要考量在裡面,甚至工作環境需要三個或四個螢幕或事務機器時,就不會坐在床上處理事情,還是需要辦公桌椅等工具。電腦使用的電、網路連線費用、衛生紙、文具用品,你不能把這些成本都轉嫁到咖啡廳裡。當你身處於公司環境時,這些都是成本支出,你也是在為公司服務,所以公司也付出了這些成本,但遠距工作者就全都需要自己負擔這樣的支出了,你願意嗎?
  9. 責任歸屬問題。一個簡單的情境狀況,當你在咖啡店,用店家的WiFi連線上網,如果資訊外洩,責任算誰的呢?如果在交通的過程中,出了意外,這要怎麼認定是因為公務還是因為私人?
對企業主來說,除去信任感與職業道德問題,讓員工遠距工作實際是在降低公司日常的營運成本,如果規劃得當,可能可以大幅降低維運成本,例如減輕房租壓力、相關設備的折舊攤提、不同部門間的成本分攤問題等。一間公司的正常運作其實是需要很多行政人員默默的工作與執行,不是腦力密集工作者光靠想就能完成的,除非這些腦力密集工作者也願意分攤行政作業,又或是企業主一個人可以承擔的行政工作(通常公司規模也不會太大),一間 50 人以上的公司,可能只有部份人員可以遠距工作,行政人員還是得坐在辦公室裡。

遠距工作真的沒有那些報導寫的那麼浪漫,不然 1980 年代開始實行遠距工作的 IBM 也不會在 2017年時,選擇取消遠距工作的制度。工作還是務實一點,在目前的薪資水準與勞資關係狀態下,要求遠距工作,對每個受雇於人的職員來說,只會造成更大的損失,而不會有報導中的浪漫情境。



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